De Green Hearts verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Green Hearts.

Wat zijn persoonsgegevens?

Dat zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Green Hearts persoonsgegevens?

Green Hearts verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden en vrijwilligers van Green Hearts
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Green Hearts of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle organisatieonderdelen van Green Hearts verwerken persoonsgegevens in Sportlink, het administratieve bronsysteem/ applicatie van de KNBSB die Green Hearts verplicht is te gebruiken en de daaraan gerelateerde applicaties zoals de websites van Green Hearts en de mobiele app “KNBSB Competitie”. Zelf kun je dit ook – nadat je bent geregistreerd als lid bij Green Hearts – zien en heb je via de mobiele app “KNBSB Competitie” inzicht in de persoonsgegevens die Green Hearts van jou registreert en heb je de mogelijkheid en zorgplicht om bij te dragen voor de juiste registratie van jouw persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt Green Hearts persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Green Hearts of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor je aanvragen als vrijwilliger. Als je eenmaal lid of relatie van Green Hearts bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en email / adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, teamindelingen, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Green Hearts ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het functioneren van de vereniging. Je kunt hierbij denken aan een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) in geval dat je een coach bent. Green Hearts controleert of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat Green Hearts met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in de mobiele app “KNBSB Competitie” met je Green Hearts-account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met je team, terugvinden en bewerken. Daarnaast hebben vanuit Green hearts een aantal functionarissen (de wedstrijdsecretaris, de ledenadministratie en de penningmeester) toegang tot de administratie in Sportlink en kunnen daarmee jouw gegevens inzien. Bepaalde vrijwilligers zoals Coaches kunnen op verzoek aan de ledenadministratie inzicht krijgen in bepaalde persoonsgegevens zoals jouw telefoonnummer en jouw e-mailadres. Via de mobiele app “KNBSB Competitie” en de teampagina’s op www.greenhearts.nl zijn een aantal van jouw persoonsgegevens (zoals naam, foto, vereniging en team) zichtbaar. Dit tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens afgeschermd moeten worden. Dit kan je zelf instellen in de mobiele app, standaard-instelling is “Normaal” wat betekend dat naam en foto zichtbaar is. Vanuit de KNBSB – de sportbond waarbij Green Hearts is aangesloten – kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Green Hearts

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren?

Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je wordt overgeschreven naar een andere vereniging aangesloten bij de KNBSB, dan kan de ledenadministratie van deze vereniging, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Green Hearts en de KNBSB kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Green Hearts gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Green Hearts van mij verwerkt?

Door in te loggen in de mobiele app “KNBSB Competitie” met je Green Hearts-account kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met je team, terugvinden en bewerken.

Foto's en video's op social media en in het clubhuis

De foto's de gemaakt worden op en rondom het veld, kunnen worden gebruikt op internet of als herinnering in het clubhuis worden opgehangen. Mocht er een foto of video ongewenst online of aangebracht zijn in het clubhuis, kan men contact opnemen met privacy@greenhearts.nl om dit ongedaan te maken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Green Hearts kun je terecht bij het bestuur van Green Hearts of door een email te sturen aan de functionaris voor de gegevensbescherming privacy@greenhearts.nl.

OPT-OUT

Voor het functioneren van de administratie van de Green Hearts is het noodzakelijk om een beperkte set van jouw persoonsgegevens te registreren en bij te houden. Het is niet mogelijk om je – als een actief lid – voor deze registratie uit te schrijven. Je kunt wel deze gegevens zelf inzien en bewerken, ook heb je de mogelijkheid om bepaalde gegevens af te schermen.

Wijzigingen privacybeleid

De Green Hearts behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt het privacybeleid zelf raadplegen via https://www.greenhearts.nl/privacy-statement/. Voor meer informatie over dit onderwerp, kan je contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming van de Green Hearts via privacy@greenhearts.nl

Dit stuk is unaniem vastgesteld in de bestuursvergadering van 11 december 2018.